Procédure d'encaissement / régie recette

Tout encaissement d’espèces à la banque d’accueil doit être signalé à Isabelle SAUTRON ou Krishna MANGATA par téléphone ou par mail. 

  • Chaque agent encaissant des espèces doit se charger de faire parvenir la somme à Madame Sautron ou Monsieur Mangata.

 

  • Pour le remboursement des ouvrages dégradés ou perdus, une facture devra être éditée par les référents SP avant d’exiger de l’usager de payer un certain montant.

  • Encaissement

La procédure d’encaissement s’effectue en deux temps :

  1. L’encaissement : il s’effectue par chèque ou en espèce s' il y a l’appoint (la somme exacte). La BUDL ne possède pas de fond de caisse,  nous ne pouvons pas rendre la monnaie.
  2. Le cahier à souche : preuve comptable de l’encaissement, il fait également office de reçu pour l’usager.

  • Règlement en espèce
  • Possibilité d’accepter des espèces : de 9 h 00 à 17 h 00  du lundi au vendredi.
  • Le samedi aucun encaissement d’espèces ne pourra être accepté. 

Attention : N’accepter qu’une somme exacte (pas de fonds de caisse)

Tout encaissement en espèce réalisé ne doit pas être stocké dans la boîte métallique bleue dévolue à la régie.

Si Isabelle Sautron ou Krishna Mangata sont absents, remettre les espèces au service PEB. 

En cas d’absence, le service pourra lors de ces horaires d’ouverture conserver les espèces dans le coffre au sein de leur bureau. 

  • Règlement par chèque
  • Étape 1 : Remplir le chèque
  • Ordre à inscrire : Agent comptable de l'Université de La Réunion
  • Au dos : indiquer le numéro de reçu (numéro carnet à souche)
  • Vérifier que le chèque soit signé

  • Etape 2 : Ranger le chèque
  • Glisser le chèque dans une enveloppe
  • Photocopier la partie du carnet à souche correspondant à l’encaissement
  • Glisser la photocopie du carnet avec le chèque dans l’enveloppe.
  • Ranger l’enveloppe dans la boîte mettallique bleue (caisson jaune à l’accueil du RDC)

 

  1. Le cahier à souche

Chaque page du carnet à souche est constituée de deux volets : le premier volet est à remettre à l’usager contre paiement. Le second, en papier carbone, doit obligatoirement rester dans le cahier à souche.

Remplir le carnet souche en faisant bien attention que les deux souches soient bien lisibles 

Les mentions obligatoires : 

  • Nom du lecteur
  • Montant perçu
  • Entourer la mention correspondant au paiement (Espèces, chèques)
  • Nature du paiement (Inscription lecteur autorisé, PEB, Remboursement livre perdus etc.........),
  • Date, lieu
  • Nom de l'agent et paraphe
  • Reporter le total

Une fois rempli, donner l’exemplaire détachable à l’usager en guise de reçu. Chaque jour le régisseur videra la caisse de ses chèques, après vérification à l’aide du registre.

Encaissement d'espèces : uniquement jusqu'à 17 h (accès aux coffres 4e et 3e étages).

Attention : Erreur sur un feuillet -  Il convient dorénavant de veiller à  ne pas arracher de pages.  Si cela se produit en l'absence de notre régisseur, indiquez sur le reçu qu'il a été annulé et utilisez le suivant. Il est impératif de prévenir Isabelle Sautron par mail pour qu'elle régularise la situation.