Pour toute personne qui se présente avec une carte de l'UR: valider sa fiche adhérent dans Koha. (voir 1.Mise à jour des comptes étudiants ).

Sont considérés comme étudiants ou apprenants :

• Les étudiants Licence-Master-doctorant
• Les apprenants de la FTLV (ex SUFP) / IAE / DRI / DRI / IUT
• Les étudiants CPGE qui se sont inscrits à l'UR.
  Certains CPGE s'inscrivent dans une université de métropole = ils doivent s'inscrire en tant que LAU
• Auditeurs libres
• IFSI

Cas particulier: un étudiant se présente pour activer sa carte mais n'est pas présent dans Koha ou bien est présent mais pour l'année universitaire précédente.

Allez sur "mon dossier web" et consulter le point 4. Cas particulier 3 : Étudiants non versés dans Koha

Pour les étudiants qui disent ne pas pouvoir accéder aux outils de l'UR via le CAS (problème de login et mot de passe) les renvoyer vers  Le numérique et vous 

 

1.Mise à jour des comptes étudiants

Menu Adhérent
- Lire le code barre de la carte d’étudiant
- La fiche de l’adhérent apparaît

Cliquer sur le bouton modifier

Les champs sont pré-remplis mais, il faut vérifier certains champs

• les coordonnées de l’étudiant : mail, numéro de téléphone et adresse
  (champ ville = code postal + Nom de la ville).
  On n’utilise pas le “choisissez” qui propose une liste de communes.

• les champs Gestion de site, plus particulièrement le site
  (+ catégorie, critère 1 SISE, critère 2 Licence 2)

• ne pas modifier la date d’inscription et la date d’expiration.

• Bloc Connexion OPAC/Pro
  le champ identifiant est pré-rempli  (identifiant = N° étudiant)
  on ne touche pas au mot de passe.
  Les étudiants se connectent au compte lecteur via le services de l’UR)
• Bloc Blocages
  « en attente d’inscription BU » = non

• Bloc Préférences de notification
  certaines notifications sont paramétrées par défaut (notification de réservation et notification de courtoisie).
  A noter que l’étudiant pourra demander à bénéficier de notification supplémentaire à partir de son compte lecteur.
  
  

Notification de courtoisie DIGEST ONLY :  Koha enverra  un email synthétique indiquant qu'il y a des documents à rendre bientôt (mais sans précisions des références).

Important : vérifier les messages présents en  note de circulation et les supprimer s’ils sont obsolètes

2.Cas particulier 1 : Le Type ZZZ

- ERASMUS, CREPUQ, PPI : les étudiants qui viennent étudier à l'université dans le cadre d'un programme d'échange suivent des cours de différents niveaux mais ont un code étape identique. Le code lecteur est donc par défaut "ZZZ".

Que faire ?
Au moment de l'activation de la carte, il faut demander à l'étudiant dans quel niveau il suit le plus de cours puis modifier son type lecteur en L ou M et entrer les codes 1,2,3 adéquat.

- Autres cas : demander au responsable de service public

3.Cas particulier 2 : SUFP dépendant d'une autre université ( exemple Master MOOS de Paris 13).

Consulter la liste des étudiants convention. et faire une carte de bibliothèque

 

4.Cas particulier 3 : Étudiants non versés dans Koha

Allez sur "mon dossier web" pour vérification.

- Rechercher l'étudiant par son numéro ou Nom/prénom
- Mettre à jour la fiche Koha existante (cas d'un étudiant déjà inscrit à l'UR  l'année précédente)

- ou cliquer sur Nouvel adhérent et remplir complétement la fiche Koha,à partir des données Etat-civil et Adresses (voir ci-dessous comment diviser son écran en deux)

 Important : pour remplir la rubrique Attributs et identifiants supplémentaires

• Ignorer les champs Composante libellé et INE
• Pour les autres champs (Année universitaire, Composante, Etape, Pays), utiliser les menus déroulants.
  Etape correspond à Filière d'inscription dans mondossier web

 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Astuce : Comment diviser son écran en deux (plus pratique pour effectuer des copier/coller)

• Créer une deuxième fenêtre dans Firefox (Fichier/Nouvelle fenêtre)
• En placer une à gauche (avec Koha) : touche windows (entre CTRL et Alt) + flêche vers la gauche.
• En placer une à droite (avec mondossierweb) : touche windows  + flêche vers la droite.