La BU délivre deux types de documents :

- Attestation pour une réinscription à l’Université de La Réunion (Blocage des lecteurs en grand retard à la DSVE).
- Quitus pour un transfert de dossier vers une autre université

Faire préciser à l'étudiant en cas de doute.

1. Procédure pour une réinscription à l'université (Ne pas passer par Koha)

- Lire le code barre de la carte d’étudiant : la fiche de l’adhérent apparaît
- Vérifier que l’étudiant n'a pas de retard (il peut avoir un prêt en cours s'il est régulier)
- Remplir le formulaire Attestation.
- C'est tout (le compte lecteur ne doit pas être bloqué dans Koha)

2. Procédure pour un transfert de dossier (Inscription dans une autre université).

Si l'étudiant n'est plus dans la base Koha, cela veut dire qu’il est en règle avec le SCD. Dans ce cas, il faut faire un quitus via le formulaire Attestation.

Si l'étudiant est dans la base Koha, il faut vérifier qu'il est bien en règle avant de délivrer le quitus. = 0 prêts – 0 amendes – 0 suspension - 0 ouvrage non rendu.

Quand le quitus est généré, le compte lecteur est bloqué et l'étudiant est signalé comme suspendu dans Koha (onglet suspension motif quitus) : emprunts et réservations ne sont plus possible.

 

2. Procédure pour un transfert de dossier (Inscription dans une autre université).

2.1 Le lecteur fait une demande de quitus via son compte-lecteur (en ligne) :

Un message s'affiche pour l'usager  : "Votre demande de quitus a été envoyée. Votre quitus sera disponible sur cette page d'ici quelques jours."

C'est à nous de valider dans Koha les demandes de quitus demandées via le compte-lecteur :
- sur la première page de Koha Pro : Demandes de quitus en attente: 1
- c'est à ce niveau que l'on pourra "autoriser" l'édition d'un quitus (si l'adhérent est en règle avec la BU). Attention : pas la peine de cliquer sur Générer quitus.
- dans ce cas, quand l'usager se connecte à son compte lecteur, il pourra cliquer sur "obtenir votre quitus" (dès que la demande de quitus a été validée par le bibliothécaire)

N.B. : si l'adhérent n'est pas en règle (on ne peut pas autoriser l'édition du quitus) : le contacter pour lui demander de régulariser

       NB : Si un quitus est demandé tôt en début d'année en septembre par exemple, il s'agit probablement d'une  erreur de l’étudiant. Le contacter par téléphone pour vérifier avec lui. Dans ce cas, cliquer sur Autoriser et supprimer de suite la suspension dans la fiche KOHA ( L'étudiant ne pourra plus générer le quitus via son compte lecteur)

2.2 Le lecteur vient à l'accueil de la BU pour obtenir son quitus Transfert

Menu Adhérent : consigne : en cas de suspension en cours : supprimer la suspension existante avant de générer le quitus.

- Lire le code barre de la carte d’étudiant : la fiche de l’adhérent apparaît
- Vérifier que l’étudiant est bien en règle avec la bibliothèque = 0 prêts – 0 amendes – 0 suspension - 0 ouvrage non rendu.

- Cliquez sur Quitus (A gauche de l’écran)

• Si l’étudiant n’est pas en règle, un message s’affiche : "Impossible d'éditer le quitus : l'usager a des prêts en cours" pour indiquer que l’usager a encore des documents en prêt.

• Si l’étudiant est en règle, cliquez sur Générer le quitus : un fichier pdf est généré
  on l'imprime

Quand le quitus est généré, enlever manuellement la suspension dans Koha qui bloque l'étudiant.e : emprunts et réservations seront possibles.

En cas de demande de quitus par téléphone, renvoyer vers info-bu : formulaire sur le site de la bu. La demande sera traitée dans la journée et l'étudiant pourra récupérer son quitus en format pdf via son compte-lecteur.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------         Pour info : Un nettoyage de la base lecteurs sur Koha est effectué régulièrement pour supprimer les anciens adhérents en règle avec la BU.

Sont conservés : les lecteurs ayant un litige en cours (livre jamais rendu,...)