Retards

Koha envoie des courriels automatiques pour signaler les retards aux usagers :
- 1 jour de retard : 1er courriel
- 10 jours de retards  : 2eme courriel
Il n'y a pas d'envoi de courriel lors des jours de fermeture des BU (Samedi et dimanche sont considérés comme des jours de fermeture )

Grands retards

La gestion des grands retards (documents non rendus malgré les deux courriels) est gérée par les référents SP de chaque BU

Après l’envoi des deux courriels de réclamation, chaque BU s'occupe de contacter par téléphone les usagers.
Il faut récupérer la liste des grands retards dans Koha pour procéder aux appels téléphoniques :
- Module Circulation – Retards : utiliser le filtre à gauche en choisissant «  bibliothèque d’origine de l’exemplaire »
- Un listing des retards s’affiche et il est possible de récupérer le fichier des retards en cliquant sur « télécharger les retards affichés »

Traitement des longs retards : documents non rendus après toutes les réclamations ( non rendus au bout de 12 mois)

- Ne pas faire les retours : les documents restent sur la carte de l'usager

-Traitement dans Koha des exemplaires en grand retard : utiliser le bouton rouge Long retard dans le module modification d'exemplaire. Le document devient Indisponible et le champ Statut devient  = Long retard.

L'exemplaire reste visible via le catalogue en ligne et Primo mais avec la mention Long retard qui s'affiche. La réservation par un usager ne sera pas possible ( message : aucun de ces documents ne peut être réservé)

- Transmettre la liste des documents en retard aux acquéreurs concernés qui prendront la décision de racheter ou pas, un exemplaire de remplacement

- Transmission fin juin, avant la campagne des inscriptions, de la liste des étudiants en retard à la DEPF.